一、应用背景
伴随IT信息技术的发展和广泛应用，人们对各种信息/知识的共享、交互、传递等需求越来越高。为了适应企业的不断发展、满足高质量经营管理需求并促进企业经营管理规范化运作，公司有必要建立一套为领导层及各个业务管理部门提供全新高效的工作模式、同时融入全新管理方式和知识管理理念并体现现代证券公司企业文化特色的办公管理信息平台，从而逐步建立新型证券公司统一知识管理平台。
随着企业日常管理要求的提高和应用产品的不断成熟，办公信息系统从最初单纯的以邮件和信息传递为主的OA系统逐步发展到了目前以“知识管理”为核心的第三代协同办公系统，并推出了以“知识管理”为核心的协同工作类办公自动化产品。通过构建性能稳定、功能强大及安全可靠并且可与业务系统有效集成的综合办公管理平台，证券公司可以有效共享信息资源，提高办事效率和工作质量，提供业务监管和决策支持。
二、客户需求
建设通用办公自动化平台，软件必须要求支持多重组织结构，能够分层次实现统一的办公自动化平台。要求公文管理等模块实现和二级单位的办公自动化网络实现流转。软件的规划必须按照统一平台实现规划。
需求希望达成如下目标：
企业基本通信的平台（Communication Platform）
在公司内部建立起基于邮件系统的企业基本通讯平台，为企业提供快捷、灵活、方便的信息传递机制；提供传真服务器，可以通过OA系统收发传真；提供短信息服务，OA系统中的工作流以及通知等信息可以发送到相关人员的手机上。
企业协作工作平台（Cooperation Platform）
建立方便、稳定、安全的企业内部信息流平台，实现企业可定制的工作流和多种形式的内容发布系统。
企业知识管理平台(Knowledge Management Platform)
最大限度地实现企业内部信息资源的共享，实现企业内部文档、资料和其他信息的全面管理和共享，为企业提供信息的分类、过滤、推荐等多种手段。
企业综合信息门户（Enterprise Information Portal）
为企业建立基于浏览器的Intranet环境，实现企业内部信息的统一管理和发布，以及个性化的服务。
1、要求办公自动化支持B/S、C/S结构，要求B/S结构下客户端零维护，并提供集成化的安全设计，保证移动用户可以通过Internet或VPN进行移动化办公。
2、要求使用两台服务器安装应用软件，两台服务器建立群集，所有数据库建立同步复制。内部的邮件在同一个域内使用内部路由，外部邮件的路由使用外部路由。
3、支持混合模式的工作流，各功能单元支持多重工作流的定制，工作流的自定义，便捷生成可视化的流程。当进行流程重组、办事程序优化时，只需修改相应的"流程图"就能轻松完成流程的更改而不用修改程序代码。支持各种处于流程中的文档状态的查询。
4、支持版本跟踪、痕迹保留技术，可以保存文章、公文的所有修改、批改痕迹，并可以根据需要显示"干净"文档（最后版本的文档）和"花脸"文档（显示修改痕迹的文档），便于跟踪文件的修改历史和确认字句的修改责任人。通过使用手写笔，公文的批阅者可以象批阅纸质文件一样在文件上进行批注，系统可保留批阅者的笔迹，可以查看全部的批注信息也可以分别查看某个批阅者的批注手迹。支持对电子公章的加盖和管理。对于密级较高的公文可以进行打印控制。
5、建立二级权限分配，系统管理员和部门系统管理员分级管理。用户权限的分配可以定义到表单域（字段）。
6、提供安全解决方案，要求建立全面的安全规划，用户验证、存取控制、文件加密、电子签名等先进手段。允许或不允许访问每个文档都由ACL控制，应用基于USB的动态密钥接口和身份认证，提供登陆、权限控制。
7、系统提供自动化的任务提示功能，当某个公文或者业务表单提交给下个人时，系统会自动发送任务提示给任务接收人，可以进行电子邮件提示或者将任务提示信息直接发送到任务接受人的手机上，即使他没有登陆到系统也可以接收到重要的办公信息。
8、建立分部门的文档库，建立知识管理。
9、要求在办公自动化中开发对已具有的关系型数据库的综合查询模块（如财务系统、人力资源系统等），能够根据权限访问关系型数据库的各种报表。在已具备关系型数据库的接口函数或表结构的前提下，开发查询模块。
三、需求分析
办公自动化系统（下文简称“OA系统”）就是这一总体目标架构下的重要组成部分，其目的就是提高办公效率、支持监管决策并促进企业规范化管理，同时为公司投资研究工作提供信息化工作平台。根据以往的经验主要实现如下目标：
1、日常办公电子化：办公业务逐渐从手工模式转变到电子化的协作模式；
2、规范业务运作：坚持业务驱动的原则，促进企业建立规范的管理体系，提高业务管理水平以及工作效率；
3、实现知识管理：企业内部有效地传递知识、积累知识、获得知识、管理知识，提升企业核心竞争力。
4、企业信息管理一体化：建立统一的综合信息管理平台，充分整合企业内部的信息资源，实现统一信息入口、统一网络规划、统一应用部署、统一数据交换以及访问。
本套OA系统中，按照信息化建设的总体目标，将“统一规划、统一标准、统一管理、分期实施、逐步完善、采用成熟先进技术、严格保证产品质量、安全”作为贯穿系统建设各环节的基本原则，坚持一体化设计思想，为将来形成统一信息基础平台保留良好的接口和扩展空间，从而逐步建立综合信息平台。
1、灵活的系统配置管理
在系统配置管理中提供关键字配置，授权用户可以通过关键字配置来调整系统运行。同时在人员信息方面，用户可以自己修改用户信息，当因工作变化带来变化时用户在自己的桌面即可完成修改。
2、完整的业务块模
提供全部的办公业务模块。办公管理平台提供公文流转及请示审批功能，在公文流转中与OA与Office套件无缝结合，可以直接调用Word编辑正文。痕迹保留、手写签、打印件套印件等特色功能的应用使用公文既安全又方便；信息发布提供企业及时新闻，并且对焦点新闻着重提示，自定义表单功能则可以完全让用户脱离对开发人员依靠而独自完成表格样式的更新；人事管理提供出差工、请假、培训、人事基础档案信息等方便员工日常出行；业务支持模块提供请款、报销、车辆管理、物业、礼品等使得OA系统更加强大。
3、强大的工作流引擎
通过工作流引擎的配置，用户可以根据业务的需要在Web端灵活的修改业务流程，经过修改的流程可及时的反映到对应的业务系统中。解决了平常OA系统依靠预定义方式来配工作流，摆脱了工作流修改时一定要通过系统开发人员的瓶颈。极大的提高了灵活性。
4、完善的安全机制
基于USB Key的登陆机置，在用户登陆时不但要提供用户名与密码，同时还要提供USB Key，USB Key与用户信息一对一匹配。
5、全程痕迹保留及流程跟踪机制
由于本系统与Word的结合所以在全程的审批过程中用户都可以看到领导的修改、删除的内容、时间。同时文件发出去之后用拟稿人可以随时查看到当前处理人是谁，可以随时查看审批的信息。
6、安全的备份机制
由于现在网络上病毒、安全等各方面的因素，安全备份显得格外的重要。在本套系统中的备份机制采用自动备份的方式。
7、负载平衡控制
负载平衡控制机主要达到的效果是：负载平衡、失效转移。即采用服务器之间做群集的方式，可以控制服务器之间平衡分布访问用户，而不是采用更换服务器的设备来提高性能，同时采用群集还可以实现失效转移，当某台服务器发故障时其他的集群内的服务器可以自动接管故障机的服务。
8、对重要文件自动归档
提供与科怡档案系统接口。当需要归档的文件在办理结束后，系统自动归档到科怡档案软件。
四、系统规划设计
系统架构采用Browser/Server(B/S)结构，客户段只需要操作系统浏览器支持，就能随时随地的访问系统，这种设计的优势在于功能强大、扩展性良好、能够方便的跨地域操作等，对于不在局域网办公的员工提供VPN方式接入。系统采用IBM Lotus Notes/Domino6.5开发设计，具体软、硬件配置如下：
1、网络
参考以下网络图，也可结合实际情况进行修改。
2、服务器架构图
此服务器图只表现服务器之间的联系。
五、应用效果
企业OA系统现已平稳运行，为公司内部及下属企业之间建立及时通信机置，在文件的上传下达上、邮件控制、信息传递、组织文化建议方面都带来了极大的帮助。同时在集团内部的公文流转方面基本实现了无纸化办公，节省了办公成本，提高了工作效率。是企业员工行政办公的主要工具之一。